本教程将讨论为什么用户应该在其本地设备或其他存储选项（例如云）上存档其基本电子邮件。
电子邮件不再是发送或接收重要消息的一种方法；他们进化不止于此。在当今时代，电子邮件成为关键信息和记忆的存储库，因此必须归档电子邮件以确保我们的重要信息可确保将来访问。由于我们不能仅仅依靠某些第三方部分来获取我们的关键数据，因此练习存档邮件可以保护我们免受数据丢失，提高生产力并保持我们的邮箱无混乱。
归档重要电子邮件的关键原因
1。数据保护和安全性
归档电子邮件不仅意味着要拥有备份副本；这也意味着您已经采取了高级步骤来躲避由于意外删除，系统崩溃或网络攻击而导致的基本邮件数据损失所造成的威胁。通过存档，您可以创建一个安全的备份，以确保不会丢失关键的通信和文件。这就是为什么要存档邮件的原因，尤其是对于业务连续性和灾难恢复计划。例如，如果您的主要电子邮件系统失败，则可以访问存档的电子邮件以继续操作而不会大幅破坏。
2。法规合规性
许多行业至少需要在特定时期内维护邮件备份。如果他们不这样做，则由于不遵守规则，可能会对严格的法律行动和经济罚款。因此，归档邮件有助于业务满足监管要求，并在发生灾难时拥有电子邮件的备份副本。
3。组织效率
除了我们之前讨论过的两个原因外，井井有条的电子邮件归档，尤其是在商业环境中，有助于他们有效地工作，因为当访问过去的通信时，电子邮件档案还可以快速获取信息检索，从而使业务运营精简。
例如，如果您需要参考以前的协议或对话，则拥有带有日期邮票的档案，这意味着您可以快速找到它而无需浏览数千封电子邮件。
4。协作和知识共享
电子邮件归档还可以不时证明团队协作的宝贵资源。如果新团队成员需要访问过去的讨论以做出决策或确保项目连续性，则电子邮件归档会加快流程并最终提高整体生产率。
此外，现代电子邮件归档中的高级搜索功能使用户可以通过提供关键字，日期或其他标准在几秒钟内访问一些旧邮件。同样，这节省了时间并提高了团队的工作效率。
5。绩效管理
对于企业，存档的电子邮件可以评估员工绩效，跟踪项目进度和文档客户互动。这可以有助于做出有关晋升，绩效审查和解决冲突的明智决定。
6。存储管理和减少收件箱混乱
服务器空间不是我们可以通过填充不经常使用的数据来浪费的个人存储空间。因此，为了使公司节省存储成本，减少收件箱混乱并改善整体服务器性能，他们通过将较旧的电子邮件从活动的邮件收件箱中移出时会间歇性地归档。
7。恢复
归档是备份，使得在意外数据丢失的情况下更容易恢复基本电子邮件。
8。记录保存
电子邮件通常包含基本记录，例如合同，协议和交易详细信息。归档确保保留这些记录以供将来参考。
9。个人记录和记忆
电子邮件可能会对个人用户（例如与亲人的往来信件）感性。归档有助于保留这些记忆。
10。法律证据
如果您需要在争议或调查中提供重要的证据，则存档的电子邮件可以作为法律证明。话虽如此，保养良好的电子邮件档案可确保您可以访问支持您案件的历史通信。
11。历史参考
存档的电子邮件是历史参考，提供了沟通和决策的时间表。这对于理解事件顺序至关重要的研究，审核或任何情况可能特别有用。
12。简化的迁移
邮件服务从一台服务器迁移到另一台服务器或位置可能很乏味，但是组织电子邮件档案简化了迁移过程并使其相对容易，从而确保过渡期间不会丢失重要信息。
归档电子邮件的方法
- 本地存储：最常见的方法是在本地硬盘或USB驱动器（例如USB驱动器）上保存电子邮件。尽管此方法允许用户快速访问数据，但始终存在数据丢失的风险。此外，缺乏远程可访问性是该方法的另一个缺点。
- 云存储：可在线提供多个可靠的云存储服务。这些可以存储存档的电子邮件，并为将来的需求提供可伸缩性选项。它们提供远程访问，增强的安全性和可扩展性。
- 电子邮件客户归档许多电子邮件客户端，例如Microsoft Outlook和Mozilla Thunderbird，具有自动化过程的内置存档功能。
结论
归档电子邮件是确保保留关键信息和访问的关键信息的主动步骤。有效的归档策略可以为个人，专业或监管原因提供安心，并提高生产力。
